CHÍNH SÁCH BẢO MẬT
Trước khi đặt phòng hoặc sử dụng dịch vụ, vui lòng đọc kỹ Chính sách bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân dưới đây. Bằng việc cung cấp dữ liệu cá nhân hoặc xác nhận đồng ý theo hình thức phù hợp, khách hàng xác nhận đã được thông báo về cách The Locals xử lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân.
1. Phạm vi áp dụng
Chính sách bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân này (“Chính Sách”) giải thích cách Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ The Locals cùng các cơ sở lưu trú do Công ty trực tiếp quản lý, vận hành (“The Locals”, “chúng tôi”) thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Chính Sách áp dụng đối với người đặt phòng, khách lưu trú, người đi cùng, khách đến thăm, người liên hệ, người truy cập website và các cá nhân khác có dữ liệu được The Locals xử lý trong quá trình cung cấp dịch vụ hoặc tương tác qua các kênh trực tuyến và trực tiếp.
Trường hợp khách hàng không cung cấp dữ liệu cần thiết, The Locals có thể không thể xác nhận đặt phòng, hoàn tất thủ tục lưu trú, xử lý thanh toán hoặc cung cấp một số dịch vụ theo yêu cầu.
2. Định nghĩa
“Dữ liệu cá nhân” là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự gắn với một cá nhân cụ thể hoặc giúp xác định một cá nhân cụ thể.
“Dữ liệu cá nhân cơ bản” là dữ liệu phản ánh các yếu tố nhân thân, lai lịch và thông tin thường xuyên được sử dụng trong giao dịch, quan hệ xã hội.
“Dữ liệu cá nhân nhạy cảm” là dữ liệu gắn liền với quyền riêng tư mà khi bị xâm phạm có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân.
“Xử lý dữ liệu cá nhân” là một hoặc nhiều hoạt động tác động đến dữ liệu cá nhân như thu thập, ghi nhận, phân tích, lưu trữ, chỉnh sửa, cung cấp, chia sẻ, chuyển giao, xóa, hủy hoặc các hoạt động khác theo quy định pháp luật.
“Chủ thể dữ liệu” là cá nhân được dữ liệu cá nhân phản ánh.
“Khách hàng” hoặc “bạn” là người đặt phòng, khách lưu trú, người sử dụng dịch vụ hoặc cá nhân tương tác với The Locals.
“Bên thứ ba” là tổ chức hoặc cá nhân ngoài khách hàng và The Locals có tham gia cung cấp hoặc xử lý dữ liệu theo quy định pháp luật.
3. Loại dữ liệu cá nhân The Locals có thể thu thập
Tùy theo dịch vụ và cách khách hàng tương tác, The Locals có thể thu thập:
Thông tin định danh và liên hệ: Họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, số điện thoại, email, địa chỉ và thông tin trên CCCD, căn cước, hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ khác. Bản chụp giấy tờ chỉ được thu thập khi cần thiết để thực hiện thủ tục lưu trú, xác minh danh tính hoặc tuân thủ pháp luật.
Thông tin đặt phòng và lưu trú: Mã đặt phòng, ngày đến/ngày đi, cơ sở lưu trú, loại phòng, số lượng khách, người đi cùng, yêu cầu dịch vụ, lịch sử lưu trú, phản hồi, khiếu nại và thông tin phát sinh trong quá trình sử dụng dịch vụ.
Thông tin thanh toán và giao dịch: Phương thức thanh toán, mã giao dịch, đặt cọc, hoàn tiền và thông tin xuất hóa đơn. Trường hợp thanh toán qua ngân hàng hoặc cổng thanh toán, dữ liệu giao dịch có thể được xử lý theo chính sách của đơn vị liên quan.
Thông tin khách hàng chủ động cung cấp: Sở thích về phòng, yêu cầu hỗ trợ đặc biệt, dị ứng, tình trạng sức khỏe hoặc thông tin liên hệ trong trường hợp khẩn cấp. Dữ liệu nhạy cảm chỉ được xử lý trong phạm vi cần thiết và trên căn cứ pháp lý phù hợp.
Hình ảnh tại cơ sở lưu trú: Hình ảnh từ camera tại lễ tân, lối ra vào, hành lang, thang máy, bãi xe và khu vực công cộng nhằm bảo đảm an ninh, an toàn và bảo vệ tài sản. The Locals không lắp đặt camera tại phòng nghỉ, phòng tắm hoặc khu vực riêng tư của khách.
Dữ liệu kỹ thuật: Địa chỉ IP, loại thiết bị, trình duyệt, thời gian truy cập, trang đã xem và cookie hoặc công nghệ tương tự khi khách hàng truy cập website.
Thông tin của trẻ em và người đi cùng: Họ tên, ngày sinh, quốc tịch và thông tin cần thiết để thực hiện đặt phòng, khai báo lưu trú hoặc bảo đảm an toàn.
4. Nguồn thu thập dữ liệu cá nhân
The Locals có thể thu thập dữ liệu:
- Trực tiếp từ khách hàng khi đặt phòng, nhận/trả phòng, sử dụng dịch vụ, điền biểu mẫu hoặc liên hệ với The Locals;
- Qua website, điện thoại, email, mạng xã hội, tin nhắn và các kênh chính thức khác;
- Từ nền tảng đặt phòng trực tuyến, đại lý du lịch, doanh nghiệp hoặc cá nhân đặt phòng thay cho khách;
- Từ ngân hàng, cổng thanh toán hoặc đơn vị hỗ trợ giao dịch;
- Từ camera an ninh tại cơ sở lưu trú;
Từ cơ quan nhà nước hoặc nguồn hợp pháp khác trong trường hợp pháp luật cho phép.
Người cung cấp dữ liệu của người khác, bao gồm trẻ em và người đi cùng, có trách nhiệm bảo đảm mình có quyền cung cấp dữ liệu và đã thông báo Chính Sách này cho người có liên quan.
5. Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân
The Locals có thể xử lý dữ liệu cá nhân nhằm:
- Tiếp nhận, xác nhận, thay đổi hoặc hủy đặt phòng;
- Thực hiện thủ tục nhận/trả phòng và cung cấp dịch vụ lưu trú;
- Xác minh danh tính, đăng ký và khai báo lưu trú theo quy định;
- Xử lý thanh toán, đặt cọc, hoàn tiền, hóa đơn và đối soát giao dịch;
- Liên hệ, hỗ trợ khách hàng và thông báo những thay đổi liên quan đến kỳ lưu trú;
- Tiếp nhận phản hồi, xử lý khiếu nại, sự cố, yêu cầu bồi thường hoặc tranh chấp;
- Bảo đảm an ninh, an toàn, phòng chống gian lận và bảo vệ người, tài sản;
- Cải thiện chất lượng dịch vụ, lập báo cáo và thống kê nội bộ;
- Thực hiện nghĩa vụ về lưu trú, kế toán, thuế và các nghĩa vụ pháp lý khác;
- Cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp;
- Gửi chương trình ưu đãi hoặc nội dung tiếp thị khi khách hàng đã đồng ý hoặc pháp luật cho phép.
Khách hàng có thể từ chối hoặc hủy đăng ký nhận nội dung tiếp thị bất cứ lúc nào. Việc từ chối không ảnh hưởng đến các thông báo cần thiết liên quan đến đặt phòng, giao dịch hoặc dịch vụ khách hàng đang sử dụng.
6. Cơ sở xử lý
Tùy từng trường hợp, The Locals xử lý dữ liệu cá nhân trên một hoặc nhiều căn cứ sau:
Sự đồng ý tự nguyện của chủ thể dữ liệu;
Việc xử lý yêu cầu đặt phòng, giao dịch hoặc thực hiện thỏa thuận với khách hàng;
Việc thực hiện nghĩa vụ theo quy định pháp luật về lưu trú, kế toán, thuế, an ninh và các nghĩa vụ liên quan;
Việc bảo vệ tính mạng, sức khỏe, quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng hoặc người khác trong trường hợp pháp luật cho phép;
Các trường hợp xử lý dữ liệu không cần sự đồng ý theo quy định pháp luật.
Sự đồng ý phải được thể hiện rõ ràng và có thể kiểm chứng sau khi khách hàng đã được thông báo về loại dữ liệu, mục đích, bên xử lý cùng quyền và nghĩa vụ liên quan. Việc im lặng hoặc không phản hồi không được mặc nhiên xem là đồng ý.
Nếu phát sinh mục đích xử lý mới thuộc trường hợp cần có sự đồng ý, The Locals sẽ thông báo và xin lại sự đồng ý trước khi thực hiện.
7. Chia sẻ và cung cấp dữ liệu cá nhân
The Locals không mua bán dữ liệu cá nhân. Trong phạm vi cần thiết để thực hiện các mục đích nêu tại Chính Sách này, dữ liệu có thể được chia sẻ với:
- Các cơ sở và bộ phận trực tiếp quản lý đặt phòng hoặc phục vụ khách hàng;
- Nền tảng đặt phòng, đại lý du lịch hoặc đơn vị đặt phòng cho khách;
- Ngân hàng, tổ chức phát hành thẻ, cổng thanh toán và đơn vị hỗ trợ giao dịch;
- Nhà cung cấp phần mềm quản lý khách sạn, website, email, lưu trữ, điện toán đám mây và dịch vụ công nghệ;
- Đơn vị cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng;
- Đơn vị tư vấn, kế toán, kiểm toán, bảo hiểm hoặc pháp lý;
- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Tổ chức, cá nhân khác khi khách hàng đã đồng ý hoặc pháp luật cho phép.
The Locals chỉ chia sẻ dữ liệu phù hợp với mục đích đã thông báo và trong phạm vi cần thiết. Bên tiếp nhận có trách nhiệm bảo mật, bảo vệ dữ liệu và không được sử dụng dữ liệu cho mục đích trái pháp luật hoặc không phù hợp.
Trường hợp dữ liệu được lưu trữ, chuyển giao hoặc truy cập từ bên ngoài Việt Nam thông qua nền tảng đặt phòng, mạng xã hội, hệ thống email, công cụ phân tích hoặc nhà cung cấp công nghệ quốc tế, The Locals sẽ thực hiện các biện pháp bảo vệ và nghĩa vụ liên quan đến chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới theo quy định pháp luật.
8. Quyền của chủ thể dữ liệu
Theo quy định pháp luật, chủ thể dữ liệu có quyền:
- Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân;
- Đồng ý, không đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý;
- Xem, yêu cầu cung cấp, chỉnh sửa hoặc cập nhật dữ liệu;
- Yêu cầu xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu;
- Phản đối hoạt động xử lý dữ liệu;
- Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại;
- Yêu cầu áp dụng các biện pháp bảo vệ dữ liệu;
- Thực hiện các quyền khác theo quy định pháp luật.
Để bảo vệ dữ liệu, The Locals có thể yêu cầu cung cấp thông tin cần thiết nhằm xác minh danh tính, quyền đại diện và tính hợp lệ của yêu cầu.
Việc rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hoạt động xử lý đã được thực hiện trước đó. The Locals có thể tiếp tục lưu giữ hoặc xử lý dữ liệu khi có căn cứ pháp lý khác.
Nếu dữ liệu cần thiết để xác nhận đặt phòng, khai báo lưu trú, thanh toán hoặc cung cấp dịch vụ bị từ chối cung cấp, yêu cầu xóa hoặc hạn chế xử lý, The Locals có thể không thể tiếp tục cung cấp toàn bộ hoặc một phần dịch vụ tương ứng.
9. Thời gian lưu trữ dữ liệu cá nhân
Dữ liệu được lưu giữ kể từ thời điểm The Locals tiếp nhận và trong thời gian cần thiết để hoàn thành mục đích xử lý.
Thời gian lưu trữ được xác định dựa trên thời gian cung cấp dịch vụ, thời hạn lưu trữ hồ sơ lưu trú, kế toán, thuế, an ninh, thời hiệu giải quyết khiếu nại hoặc tranh chấp và các nghĩa vụ pháp lý khác.
Khi dữ liệu không còn cần thiết hoặc hết thời hạn lưu trữ, The Locals sẽ xóa, hủy, ẩn danh hoặc áp dụng biện pháp xử lý phù hợp, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu tiếp tục lưu giữ.
10. Bảo mật dữ liệu
The Locals áp dụng các biện pháp quản lý, tổ chức và kỹ thuật phù hợp nhằm bảo vệ dữ liệu cá nhân khỏi mất mát, truy cập, sử dụng, thay đổi, sao chép, tiết lộ hoặc hủy hoại trái phép.
Quyền truy cập dữ liệu được giới hạn theo chức năng, nhiệm vụ. Nhân viên, đối tác và nhà cung cấp có quyền truy cập dữ liệu phải thực hiện nghĩa vụ bảo mật và bảo vệ dữ liệu theo quy định.
Mặc dù The Locals luôn nỗ lực bảo vệ dữ liệu, không có phương thức truyền tải hoặc lưu trữ nào an toàn tuyệt đối. Khi phát hiện hành vi vi phạm hoặc sự cố có thể ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân, The Locals sẽ kịp thời ngăn chặn, khắc phục và thực hiện nghĩa vụ thông báo theo quy định pháp luật.
11. Cách thức gửi yêu cầu
Khách hàng hoặc người đại diện hợp pháp có thể gửi yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân cho The Locals bằng văn bản, qua điện thoại hoặc trực tiếp tại địa chỉ của Công ty.
Yêu cầu nên bao gồm:
- Họ tên và thông tin liên hệ của người yêu cầu;
- Mã đặt phòng, thời gian và cơ sở lưu trú, nếu có;
- Nội dung và phạm vi yêu cầu;
- Thông tin giúp xác định dữ liệu có liên quan;
- Tài liệu chứng minh quyền đại diện nếu thực hiện yêu cầu thay người khác.
The Locals có thể yêu cầu bổ sung thông tin cần thiết để xác minh danh tính, quyền đại diện và ngăn ngừa yêu cầu giả mạo hoặc trái phép.
The Locals sẽ tiếp nhận, xử lý và phản hồi yêu cầu trong thời hạn theo quy định pháp luật. Yêu cầu có thể bị từ chối hoặc chưa thể thực hiện nếu không đủ thông tin xác minh, ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của người khác, liên quan đến dữ liệu The Locals không kiểm soát hoặc dữ liệu phải tiếp tục được xử lý theo nghĩa vụ pháp lý.
Thông tin tiếp nhận yêu cầu:
Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ The Locals
Mã số thuế: 0402332767
Địa chỉ: 63 Dương Đình Nghệ, Phường An Hải, Thành phố Đà Nẵng
Điện thoại: +84 373 795 768
12. Cập nhật Chính Sách
The Locals có thể sửa đổi, bổ sung Chính Sách này để phù hợp với hoạt động kinh doanh, hệ thống xử lý dữ liệu hoặc quy định pháp luật.
Phiên bản cập nhật sẽ được công bố trên website hoặc kênh chính thức của The Locals. Trường hợp thay đổi làm phát sinh mục đích xử lý mới hoặc thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu phải có sự đồng ý, The Locals sẽ thông báo và xin lại sự đồng ý bằng hình thức phù hợp trước khi thực hiện.